Od poprzedniego tygodnia, na mapie Warszawy pojawiło się nowatorskie narzędzie umożliwiające zapisywanie się na wizyty urzędowe. Wysokiej jakości system, który jest łatwy w obsłudze, ma na celu ulepszenie standardów obsługi klienta i dostępności świadczonych usług. Nowinką, którą wprowadza aplikacja Warszawa 19115, jest możliwość umówienia spotkania w wybranym przez użytkownika miejscu i czasie. Jest to pierwsze tego typu rozwiązanie na terenie naszego kraju.

Innowacyjne narzędzie kieruje mieszkańca od wyboru konkretnej sprawy do określonej siedziby urzędu, pozwala na wybór dostępnych terminów i jest proste w obsłudze. Na każdym etapie procesu rezerwacji, odpowiednie komunikaty asystują użytkownikowi w znalezieniu najodpowiedniejszego terminu, a także informują o wymaganych dokumentach do załatwienia danej sprawy. Jeżeli dana sprawa może być rozwiązana online, bez konieczności osobistego przybycia do urzędu, mieszkaniec zostanie o tym poinformowany i skierowany do odpowiedniej strony internetowej.

Konkretną wizytę można zaplanować za pośrednictwem strony internetowej lub korzystając z aplikacji 19115. System oferuje możliwość załatwienia różnorodnych spraw w każdym urzędzie na terenie Warszawy. Po wybraniu konkretnej sprawy, system kieruje użytkownika do określonego urzędu. Jeżeli dana sprawa może być załatwiona w kilku różnych miejscach, narzędzie prezentuje wszystkie dostępne urzędy wraz z wolnymi terminami. To jest kluczowe, jako że umożliwia wybór najbliższego miejsca, na przykład blisko miejsca pracy lub innego dogodnego dla użytkownika miejsca. Funkcja ta podpowiada również, który z urzędów jest najbliżej miejsca zamieszkania użytkownika.

System rezerwacji umożliwia zapisanie się na spotkanie na najbliższe 14 dni. W czasie jednej wizyty możemy załatwić jedną sprawę. Do dyspozycji użytkowników są również pomocne funkcje serwisu, takie jak: „przewodnik po sprawach” oraz „sprawdź kolejkę”. „Przewodnik po sprawach” ułatwia odnalezienie konkretnej sprawy, którą klient chce rozwiązać na miejscu, a z katalogu można wybrać tę, która najlepiej odpowiada jego potrzebom. Natomiast funkcja „sprawdź kolejkę” pozwala na sprawdzenie liczby osób czekających w wybranym urzędzie do załatwienia określonej sprawy. Jest to niezwykle przydatne dla tych mieszkańców, którzy nie mają zarezerwowanej wizyty na dany dzień i planują udać się do urzędu bez wcześniejszej rezerwacji.

Budowa nowoczesnego serwisu do rezerwacji wizyt, łączącego urzędy zlokalizowane w kilkudziesięciu miejscach i ich systemy kolejkowe, była istotnym wyzwaniem informatycznym. Kluczowym elementem było uwzględnienie potrzeb użytkowników o specjalnych potrzebach. Dlatego zaproszono ekspertów z Fundacji Widzialni do testowania dostępności nowego systemu. W efekcie powstało narzędzie, które ustanawia jeden standard obsługi dla wszystkich klientów ze wszystkich dzielnic i biur.

Spójność obsługi jest równie ważna jak spójność wizerunku. Wygląd strony internetowej został zaprojektowany zgodnie z systemem identyfikacji wizualnej Warszawy, co ma na celu wspieranie budowy marki Warszawy jako miasta innowacyjnych e-usług. Za implementację systemu odpowiadały Biuro Administracji i Spraw Obywatelskich we współpracy z Biurem Informatyki.